I. Pengertian dan Lingkupan Office Management
Istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (manajemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya ditegaskan oleh satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai berikut :
“The term administration and management are more being used synonymously. While the term Administration has been applied more to that of business enterprise, there has been a tendency in recent time for Management to be used to a greater degree in public affairs. This is probably because of the increasing application of business management practices in the field of public administration.”
(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan istilah manajemen lebih banyak bagi urusan perusahaan-perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk Manajemen digunakan dalam derajat yang lebih luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahaan yang makin meningkat di bidang Admistrasi Negara.)
Yang kini perlu dijelaskan adalah pengertian itu sendiri, dalam kepustakaan telah dirumuskan berbagai definisi office management oleh para ahli, diantaranya sebagai berikut :
a) W.H. Evans
Kita dapat mendefinisikan Administrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
b) Arthur Grager
Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.
c) William Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni ilmu dan manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan
d) Littlefield & Peterson
Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas, ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.
e) John Neuner & Benjamin Haynes
Berdasarkan alas an ini manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit daripada yang umumnya dikandung oleh istilah manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.
f) Hal Nourse
Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai control fungsional dan pengarahan administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.
g) Edwin Robinson
Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.
h) William Spiregell & Ernest Davies
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas aktivitas tulis sebagaiman dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.
Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahAli itu meliputi rangkaian aktivitas yang berikut :
Ø Manajemen dan pengarahan
Ø Tata penyelenggaraan
Ø Manajemen
Ø Pengawasan
Ø Pengendalian dan pengarahan
Ø Pengarahan dan pengawasan
Ø Perncanaan, pengendalian, dan pengorganisasian serta pergerakan
Edwin Robinson menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoranmasih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran yaitu pegawai perkantoran, material perlengkapan, persyaratan, dan metode dari office work, sedang menurut John H. Mc Donald fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut :
1) Kepegawaian perkantoran
2) Metode perkantoran
3) Perlengkapan perkantoran
4) Factor-faktor fisis dalam kantor
5) Biaya perkantoran
6) Haluan perkantoran
Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang sebagai berikut :
1. Office Space (Ruang Perkantoran)
2. Communications (komunikasi)
3. Office Personnel (Kepegawaian Perkantoran)
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin)
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan tulis)
7. Methods (Metode)
8. Records (Warkat)
9. Executive Control (Komtrol Pejabat Pimpinan)
§ Manajer Administrasi
terlibat dengan hal-hal berikut : perencanaan; analisis organisasi; analisis system dan desain; desain bentuk dan control; hubungan personalia; analisis jabatan; prosedur komunikasi tertulis dan lisan; desain tata ruang dan kantor; pembelian dan pengendalian mesin kantor; penyediaan perabot dan suplai; metode kerja yang efisien; pengeposan (mailing); pengarsipan (filing); reproduksi.
Perubahan ekonomoi mempengaruhi banyak bidang, terutama kenyataan bahwa Negara-negara berkembang tengah mengambil bagian yang lebih besar dari produksi manufaktur. Untuk memerangi barang impor dengan biaya tenaga kerja yang rendah, perusahaan melakukan investasi besar dalam otomatisasi yang tentunya saja menimbulkan kecemasan pada banyak orang yang takut kehilangan pekerjaan.
Implikasinya bagi manajer adalah bahwa bila kelompok ini tidak memperoleh ganjaran pribadi dan pemenuhan yang mereka inginkan, maka mereka mungkin bekerja lebih sedikit dan mencari pemenuhan dalam pengejaran yang lain. Manajer dan administrator masa datang yang cakap mungkin termotivasi lebih sedikit oleh janji bayaran ekstra atau promosi untuk pelaksanaan kerja yang baik daripada oleh peluang untuk meluaskan dan menerima kendali yang lebih besar dalam pekerjaan mereka. Kini, kualifikasi sarjana atau yang lebih tinggi berlipat dua, maka terjadi penurunan dalam hal wewenang. Keputusan dari atas kini bahkan semakin dipertanyakan oleh tingkat yang lebih rendah dalam hierarki.
§ Manajemen Kantor
adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Lingkungan dalam manajemen kantor berhubungan dengan factor luar seperti : perusahaan yang dilayani kantor; industri atau kegiatan lain dimana perusahaan terletak didalamnya; adapt dan hokum komunitas dimana perusahaan beroperasi.
Manajemen kantor harus mengambil manfaat terbaik dari bangunan, metode, computer, peralatan serta teknik lain. Sarana baru selalu dikembangkan dan harus diterapkan setiap kali akan menghasilkan efisiensi atau keefektifan yang lebih besar.
Pada dasarnya, esensi manajemen merupakan kepemimpinan atas manusia, dan sasaran akhirnya tetap melayani umat manusia.
§ Uraian Pekerjaan Manajer Kantor
Manajer kantor bertanggung jawab terhadap direktur administrasi. Manajer kantor bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi yang efektif dan ekonomis dari pelayanan administrasi perusahaan. Berikut ini adalah uraian pekerjaan manajer kantor :
1. untuk menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis;
2. untuk menjamin sumber daya yang memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan;
3. untuk menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran berdasarkan anggaran;
4. untuk menegakkan system dan prosedur kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien untuk pengambilan keputusan manajemen;
5. untuk mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa datang;
6. untuk menjamin suatu system komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional;
7. untuk menegakkan dan mempertahankan system yang formal dan informal untuk konsultasi staf yang efektif dan untuk menjamin keselamatan, kesehatan, kesehatan, dan kesejahteraan personel kantor.
8. untuk mempertahankan jalannya kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerjasama antar staff.
2. Tugas dan Persyaratan Manajer Administratif
Manajemen Administratif adalah cabang manajemen yang menyangkut fungsi pelayanan :
Ø Memperoleh keterangan
Ø Mencatat keterangan
Ø Menganalisa keterangan
Ø Menyusun rencana
Ø Melakukan komunikasi
Badi keperluan pimpinan perusahaan (atau sesuatu organisasi pada umumnya) dalam menjaga kekayaan, melancarkan urusan, dan mencapai tujuan perusahaan itu.
The Institute od Administrative Management mencantumkan efisiensi sebagai suatu tujuan yang perlu dilakukan oleh setiap anggotanya (yakni para manajer administrative) yakni demgam jalan :
a. Memberikan pelayanan yang ia bertanggung jawab sesuai dengan jadwal yang di haruskan
b. Memberikan pelayanan-pelayanannya sesuai dengan sesuatu haluan control, keamanan atau lainnya yang di tetapkan oleh pucuk pimpinan
c. Memberikan pelayanan-pelayanannya dengan efisiensi tehnis dan penghematan yang seharusnya, memperoleh bantuan yang efektif dari pegawai-pegawai bawahan dan rekan-rekan serta mempergunakan secara efektif sarana yang tersedia baginya.
Secara garis besar lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang dibawah ini yang merupakan pula garis besar tugas seorang manajer administrative :
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
5. Pelapor manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata ruang perkantoran
10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran
Menurut Prof. George terry dari amerika serikat misalnya tidak kurang daripada 12 basic qualifications ( kecakapan dasar ) bagi seorang office manager seperti dibawah ini :
1. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan)
2. A practical background (latihan manajerial)
3. Ability to express onself (kemampuan mengungkapkan diri)
4. Managerial training (latihan manajerial)
5. An open attitude (suatu sikap terbuka)
6. Curiosity (keingintahuan)
7. Creativeness (kreativitas)
8. Sound judgment (pertimbangan sehat)
9. Sales ability (kemampuan menjual gagasan)
10. Patience (kesabaran)
11. Emotional control (pengendalian emosi)
12. Co-operativeness (kemampuan kerjasama)
J.C Denyer sebagaimana Terry juga menegaskan executive ability sebagai persyaratan utama bagi setiap office manager di masa mendatang. Hal ini dinyatakannya sebagai berikut :
“Men of greater executive ability will be required to take charge of office management, and they will need to have wider education, particurarly, in the techniques of office management.”
(Orang-orang dengan kemampuan pejabt pimpinan yang lebih besar akan diperlukan untuk memikul tanggung jawab manjemen perkantoran, dan mereka akan perlu pendidikan yang lebih luas, khususnya dalam tehnik-tehnik manajemen perkantoran.
Jadi, dewasa ini maupun di masa mendatang setiap manajer perkantoran bukanlah sekedar seorang kepala kantor, melainkan adalah suatu manajer administrative dengan kemampuan pejabat pimpinan yang besar.
SECRETARY ( SEKERTARIS )
Tugas-tugas Sekretaris
Sekretaris pribadi harus memiliki semacam pengertian tentang pentingnya korespondensi, laporan, dan instruksi yang melewati tangan mereka. Mereka berkewajiban melaksanakan tugas sebagai berikut :
1. menerima tamu dan-bila perlu-, menolak mereka dengan sopan;
2. menerima dan memberi pesan secara lisan atau via telepon, dengan pengertian akan makna pesan tersebut;
3. menyusun jawaban rutin untuk surat dan memorandum;
4. memberi tanda baca dan memperbaiki gramatika sewaktu menyalin dikte;
5. mengurus system arsip;
6. membuat buku harian perjanjian, dan memastikan bahwa perjanjian tersebut dipenuhi atau ada tindakan lain yang sesuai;
7. mengoperasikan system peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang penting dilaksanakan pada waktu yang semestinya;
8. mengatur perjalanan bisnis, membuat reservasi, mendapatkan tiket, dan menyiapkan rencana perjalanan;
9. mengatur rapat dengan menghubungi sejumlah eksekutif atau sekretaris mereka untuk menentukan tanggal yang cocok untuk mereka semua.
Di beberapa perusahaan, sekretaris pribadi senior dilatih untuk bertindak sebagai asisten pribadi agar membebaskan eksekutif dari pekerjaan yang harus ia lakukan secara pribadi. Dalam konteks tersebut, asisten pribadi harus dapat mengerjakan hal-hal berikut :
1. mengumpulkan dan menyusun informasi dari dalam dan dari luar perusahaan;
2. membuat draft laporan, memorandum, dan sebagainya untuk eksekutif;
3. membuat draft proposal untuk dirubah atau disetujui oleh eksekutif;
4. bertindak sebagai sekretaris dalam rapat manajemen, membuat draft agenda, risalah, dan sebagainya;
