Komunikasi Organisasi

Saluran komunikasi resmi terlalu dibebani oleh komunikasi atasan kepada bawahan, sehingga kemungkinan untuk menampung pemikiran dari bawahan melalui saluran resmi ini dipersukar. Padahal penampungan pemikiran dari bawahan akan memungkinkan pimpinan untuk mengetahui hubungan, bahkan struktur sosial informal di tingkat bawah, sehingga dengan pengetahuan ini, pimpinan dapat menghindari pertentangan-pertentangan. Untuk mengetahui adanya kekurangan informasi dari pihak bawahan, pihak atasan harus sering mengadakan rapat-rapat dalam jangka waktu tertentu. Komunikasi yang terdapat pada suatu organisasi selalu disaring, yaitu dalam berita atau pesan yang mengalir dari atas ke bawah dan terutama dari bawah ke atas. Maksudnya, suatu pesan berita kejadian di bawah tidak disampaikan dengan sepenuhnya ke atas, dengan harapan pelapor bahwa atasan tidak akan terkejut atau akan memarahinya. Sebaliknya berita dari atas yang tampaknya tidak begitu keras setiba di bawah melalui saluran resminya ternyata berubah menjadi suatu pesan perintah atasan yang cukup keras.

Komunikasi yang merupakan faktor pokok dalam dalam suatu organisasi atau instansi, merupakan tanggung jawab pokok dari pimpinan. Dalam suatu organisasi di mana komunikasi berjalan dengan baik, kemungkinan pertentangan akan berkurang. Pimpinan organisasi bertugas mengadakan ransangan bagi bawahan untuk mengadakan komunikasi ke atas. Hal ini cukup penting karena komunikasi merupakan tulang punggung hubungan sosial dalam organisasi. Bila pimpinan tidak mengetahui dan tidak memelihara saluran komunikasi ini, maka sebagai pimpinan ia mudah memiliki pandangan yang salah tentang apa yang terjadi di tingkat bawah. Saluran komunikasi memungkinkan analisis oleh pimpinan mengenai keadan sosial dalam organisasinya, yaitu keadaan yang perlu diketahui karena suatu keadaan baik atau buruk akan mempengruhi gairah kerja dalam bidang organisasi. Sehingga cukup jelaslah bahwa pihak pimpinan perlu sebanyak mungkin mengadakan komunikasi untuk dapat mengetahui dan memahami mengenai situasi dan suasana kerja yang ditentukan oleh hubungan antar karyawan, situasi sosial di dalam dan di luar organisasi.

Hubungan antar-manusia melalui komunikasi

Kegiatan hubungan masyarakat ke dalam suatu organisasi bertujuan untuk mencapai sasaran organisasi/perusahaan seefisien mungkin, dimana dapat tercerminkan/diukur menurut tingkat dedikasi maupun kejujuran para karyawan dalam mengabdi kepada organisasi/perusahaan. Di sini akan dibahas bagaimana komunikasi sebagai alat hubungan antar-manusia memberi solusi dalam mengatasi/mengurangi ketegangan dan hambatan yang terdapat dalam suatu organisasi/instansi. Penggunaan komunikasi dlam hubungan antar-manusia akan memenuhi kebutuhan manusiawi utama dari manusia, yaitu kebutuhan akan harga diri dan dihormati oleh orang lain, serta menghindari sebanyak mungkin penghinaan yang seringkali tidak disengaja), yaitu dengan memberikan kemungkinan kepada bawahan untuk juga memberikan jawabannya. Hubungan komunikasi ke atas maupun ke bawah mengalami banyak kesukaran, apalagi bila dalam suatu organisasi, komunikasi diadakan oleh orang yang agresif atau kalu komunikasi hanya diadakan bila ada hal-hal yang luar biasa. Oleh karena iti, bahwa komunikasi ke atas harus dirangsang, yang dapat diadakan melalui pendekatan hubungan antar-manusia.

Dalam menilai apa yang sampai kepada atasan, sebaliknya pada umumnya atasan memperhatikan bahwa keluh kesah yang disampaikan bukan sebab yang sebenarnya. Di sinilah letak dari petugas humas untuk menemukan apa sebab yang sebenarnya dari suatu ketegangan, yang disembunyikan oleh para karyawan yang memperlihatkan ketidaksediaan untuk bekerja sama. Maksudnya adalah bahwa humas berfungsi untuk mengaitkan komunikasi ke atas maupun ke bawah, untuk mengetahui iklim pendapat. Dapat disadari bahwa komunikasi memiliki batas-batas kemampuannya yang berupa unsure-unsur psikologik seperti perasaan simpati dan antipati manusia. Apabila simpati atau antipati sudah terlalu kuat atau terlalu lemah, maka dengan sendirinya situasi kelompaok menghasilkan penjauhan dan pendekatan di lain piak. Situasi demikian ,menunjukkan pada persoalan tugas utama dari hubungan antar-manusia dan Humas yaitu bagaimana dalam situasi yang serba bertentangan dan bersaingan, manusia dapat bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan pribadi melalui pemenuhan harapan sosialnya.

Saluran benalu/grapevine sebagai sistem komunikasi dan penggunaannya oleh organisasi

Dalam hubungan kerja di suatu organisasi dapat dirasakan seakan-akan adanya suatu struktur informal disamping struktur formal. Struktur informal ini adalah struktur yang terjadi karena kebiasaan dan kebutuhan sosial manusia. Terbentuknya saluran informal ini adalh karena:

a. Hubungan informal lebih mudah terjadi daripada hubungan formal.

b. Adanya saingan dengan atasan langung yang dianggap kurang dakap

dalam bidang yang dikuasai oleh bawahan langsung.

c. Prestise seseorang yang selalu ikut menentukan bagaimana jalannya

komunikasi bila berhadapan dengan atasan langsung.

d. Atasan memiliki simpati terhadap bawahan langsung, sehingga lebih

banyak menaruh kepercayan kepadanya dibandingkan dengan

bawahannya.

e. saluran informal terbentuk sebagai reaksi terhadap garis formal yang

tidak memenuhi kebutuhan komunikasi individu atau organisasi.

Dalam kenyataannya, struktur informal selalu terbentuk di samping struktur formal, yaitu terutama karena sifat dan kepentingan pribadi manusia. Terbentuknya saluran informal ini dapat dipahami apabila orang memahami latar budaya angota-anggota masyarakat yang tergabung dalam saluran informal ini, sebab pola komunikasi suatu masyarakat atau kelompok tidak dapat terlepas dari pola budaya total masyarakatnya.

Di dalam struktur informal ini timbullah suatu sistem komunikasi yang baru dan khas, yaitu saluran benalu atau disebut dengan grapevine. Sistem komunikasi ini tidak berjalan sesuai jenjang struktur resmi, akan tetapi berliku-liku di semua tingkat, sesuai dengan derajat ikatan batin yang dimiliki angota-anggota terhadap struktur informal ini. Sifat dari sistem komunikasi informal yang dikenal sebagai grapevine/saluran benalu ini adalah saluran ini sangatlah beragam, dinamis dan berubah-ubah, berbalik cepat dan memajukan lini organisasi seterusnya dan sering kali mengubah jalan kerja menjadi lebih baik.

Oleh karena itu saluran benalu ini sebagai sistem komunikasi yang tidak resmi, apabila diperhatikan didengar serta disaring sedemikian rupa berita-beria yang ada oleh atasan, akan menolongng atasan itu sendiri dalam banyak hal. Karena saluran benalu ini merupakan salah satu sistem komunikasi yang informal. Maka apabila atasan memperhatikan saluran bemalu ini, ia juga merupakan sebagai bentuk komunikasi ke atas. Akan tetapi timbulnya saluran informal ini di dalam struktur organisasi yang ada, dapat menimbulkan suatu masalah baru yang akan menciptakan situasi dan kondisi suatu organisasi menjadi tidak stabil dan terarah. Apabila terjadi situasi seperti itu, maka akhirnya terciptanya kelompok-kelompok informal akan meningkatkannya menjadi organisasi yang tidak resmi yang nantinya akan bersaing dengan organisasi dan strutur yang resmi pula, atau dengan kata lain mengubah tujuan semula dari organisasi yang ada.

Akan tetapi, pengetahuan ini akan membantu organisasi untuk mengetahui seberapa jauh dan eratnya hubungan anggota kelompok satu sama lain dan seberapa jauh bahaya ini untuk organisasi resmi. Situasi “peledakan” oleh organisasi informal terhadap organisasi resmi, dapat dihidari dengan penyesuaian terhadap informasi melalui saluran benalu tadi, yang apabila diikuti dengan seksama dan bijaksana menggambarkan situasi informal di dalam organisasi yang resmi. Maksudnya adalah, apabila saluran benalu merupakan refleksi mengenai situasi informal dan sekaligus merupakan saluran komunikasi ke atas, maka sekaligus atasan yang bijaksana dapat menggunakan saluran benalu ini sebagai saluran yang tidak resmi dengan fungsi ke bawah. Dengan demikian dalam suatu organisasi modern, selain mengadakan komunikasi resmi ke bawah dan komunikasi resmi ke atas, juga saluran benalu dipergunakan untuk saluran dua arah.